Melakukan pindahan atau relokasi kantor bukan hal yang mudah dan sederhana. Sebab, proses tersebut akan sangat berpengaruh pada kinerja karyawan dan perusahaan ke depannya. Inilah salah satu yang mendasari mengapa banyak orang memanfaatkan jasa profesional untuk melakukannya. Tujuannya agar proses perpindahan dapat berjalan lancar tanpa hambatan, dengan downtime minimal, dan pastinya keamanan barang maupun arsip yang terjaga. Namun, bagaimana jika Anda berniat untuk melakukan semuanya sendiri karena merasa mampu? Tidak masalah, tetapi sebaiknya Anda mengetahui beberapa kesalahan yang umum terjadi saat pindahan agar mampu menghindarinya:
Kesiapan kantor baru
Kantor yang baru masih dalam proses persiapan, seperti pemasangan permukaan lantai, wallpaper, dan sebagainya, tetapi Anda sudah harus segera memindahkan barang-barang. Di jamin semuanya pasti akan berantakan. Sebab, selama proses penyelesaian, mungkin saja barang-barang tersebut terpaksa dipindahkan ke tempat lain beberapa kali hingga akhirnya menemukan lokasi tetapnya. Hal ini akan meningkatkan risiko barang mengalami kerusakan, aarsip hilang, dan kotor.
Memindahkan semua bersamaan
Ketika hari H pindahan, mungkin akan terasa sangat berantakan dan kacau. Untuk meminimalkan risiko terjadinya kekacauan ini, ada baiknya jika proses pindahan dilakukan secara bertahap setelah kantor baru telah siap. Misalnya, Anda bisa memindahkan beberapa arsip yang tidak digunakan dalam waktu dekat dan menatanya langsung di kantor baru. Jadi, sisakan barang yang digunakan keseharian saja untuk pindahan tahap akhir. Seperti komputer dan sebagainya.
Asal saat packing
Hal paling penting yang harus diperhatikan adalah packing. Pastikan Anda tidak melakukannya secara asal-asalan dan semua terkoordinir secara rapi. Untuk arsip, demi menjaga rIsiko adanya dokumen yang tercecer akibat tanpa sengaja jatuh, Anda bisa memanfaatkan wrapping plastic. Misalnya Anda bisa membungkus setiap ordner file dengan wrapping. Dengan begitu, semua dokumen sudah pasti aman tanpa ada kemungkinan terlepas dari dokumen lainnya.
Tidak memberi label
Saat pindahan, Anda pasti akan membawa banyak sekali barang dan menyimpan banyak barang dalam kotak yang mungkin sama. Jangan lupa untuk memberikan label pada setiap kotak agar tidak membuat Anda bingung saat harus mencari sesuatu. Sebab, semakin sering Anda membuka kotak yang salah untuk mencari sesuatu, maka risiko ada barang yang hilang akan semakin besar.
Semoga Anda bisa menghindari beberapa kesalahan di atas sehingga meminimalkan masalah yang mungkin terjadi di masa depan akibat perpindahan kantor ini, ya!